Как правильно проводить рабочие собрания

Советы относительно эффективного проведения собраний в организациях и извлечения из них максимальной пользы.

Чтобы из бизнеса сделать игру, вам нужно найти способ вовлечь в неё людей. Вам нужно создать наиболее приемлемые для ваших сотрудников язык и стиль общения, чтобы они соответствовали особенностям вашей организации.

Возьмем в качестве примера автотранспортную компанию, где 90 процентов сотрудников постоянно находятся в пути, перевозя грузы по всей стране, и собирать их раз в неделю просто невозможно. Можно посоветовать обеспечить их планшетами и сотовыми телефонами с доступом в интернет. Можно просто каждый месяц рассылать по своей сети работников отчёты о прибылях и убытках компании, чтобы все могли сделать выводы.

Решающую роль в любой игре, в том числе и в бизнесе, играет готовность мгновенно отреагировать на любой поворот событий. Когда требуется выполнить задачу, наличие информации позволяет реагировать быстрее, бросать дальше и толкать сильнее. Это один из способов играть с полной отдачей. Японцы "играют в бизнес" с помощью песен и физических упражнений. В Европе данную функцию выполняют разговоры о поглощении накладных расходов, использовании рабочей силы и многом другом. Тогда люди всегда остаются в игре и готовы идти в любом направлении, делая всё, что нужно, ради
общей победы.

Люди никогда не станут говорить о том, что им неинтересно. Так что если люди говорят о вашей компании и о ваших продуктах - это очень хорошо. Значит, им интересно. Таких обсуждений нельзя добиться принуждением, но если они есть, их можно всячески поощрять.

Компании стимулируют продуктивные разговоры внутри, между сотрудниками, создавая корпоративный язык и культуру. Это важно. Лозунги становятся частью компании и помогают сосредоточить усилия сотрудников на достижении общих целей.

Но даже не пытайтесь втягивать людей в дебаты, не создав для этого подходящих условий. Отклика, внимательного отношения, атмосферы доверия. Плодотворные разговоры возникают лишь тогда, когда люди сосредоточены на победе, а не когда боятся потерять работу.

Генератором таких продуктивных разговоров являются еженедельные собрания.

Благодаря собраниям, растёт культура сотрудников, и менеджеры могут оперировать в беседах с подчинёнными такими терминами, как норма накладных расходов, отношение заемного капитала к собственному, поглощение накладных расходов, повышение точности учёта материальных запасов, и т.д. В компании создается среда, в которой люди получают опыт и знания, почти не замечая этого. Люди начинают что‑то понимать, разбираться в бизнесе и экономике.

Проводите собрания регулярно, в установленное время. Без исключений!

Очень важно, чтобы сотрудники компании знали: встречи проводятся по средам ровно в девять часов утра (вы можете выбрать любой удобный для вас день и время). Собрания всегда должны проходить в один и тот же день, в одно время и в одном месте

Благодаря такому подходу люди точно знают, что собрание состоится, могут заранее планировать своё участие, готовить свои вопросы.

Если вам показалось, что люди на еженедельных собраниях начали скучать, проводите их раз в 2 недели, хотя это не лучший выход. Лучше просто сократите время - не час-два, а, например, 30-40 минут. А ещё лучше - найдите другие поводы, что вы можете обсуждать вместе, чтобы интересно было всегда.

Две недели — слишком большой перерыв между собраниями. За это время забываешь, что было в прошлый раз. Конечно, всё зависит от компании, но еженедельники - это оптимально.

За каждую статью отчёта о прибылях и убытках должен отвечать конкретный человек. Вы и все другие должны точно знать, кого о чём спрашивать! Разделение ответственности за финансовые показатели среди сотрудников компании - это хороший ход. Если плохая новость о показателях вырастает ниоткуда, мы не знаем, что делать, а если такая новость исходит от конкретного ответственного лица, всегда можно узнать, чем можно помочь. Возникает желание поддерживать друг друга.

Приглашайте на собрания всех, кто может внести в них свой вклад. Это могут быть партнёры, поставщики, и даже гуру по занятиям йогой, кто угодно! Следует приглашать на собрания как можно больше сотрудников на протяжении года. Остальные сожалеют о том, что их не пригласили, так что обратите внимание на всех людей, лично.

Собрания должны проводиться в постоянном формате, но не быть при этом скучными.

Темп сообщений должен быть достаточно быстрым, чтобы не было скучно и не было заминок. Вступительное слово, раунд обмена цифрами-показателями, раунд обмена новостями. Это могут быть сведения о новых клиентах, новостях отрасли, результатах соревнований по футболу, о личных достижениях, и т.п.  Словно собрание жителей города, с поздравлениями, соболезнованиями.

Мы общаемся лично - о том, что важно для каждого. За это время финансовый директор компании успевает составить отчёт о движении денежных средств на основании полученных данных в первом раунде. Дальше финансовый директор зачитывает цифры, подводятся итоги.

Будьте лидером, а не боссом.

Постарайтесь не позиционировать себя как человека, знающего ответы на все вопросы. Тогда люди начнут перекладывать на вас ответственность за принятие всех решений - даже тех, которые вас не касаются.

Это не означает, что вы как руководитель должны быть пассивны. 

Вы должны быть лидером - нужно вести людей за собой, обучать их. Находите главное, подводите итоги, обсуждайте.

Начало собрания — одна из лучших возможностей посеять нужные зёрна
в головах его участников. Готовьтесь к собраниям заранее, продумывайте, что вы будете говорить людям. Это может быть состояние экономики в стране, любой другой вопрос национального масштаба, локальное событие, один из стратегических вопросов, новости науки в вашей отрасли, новые тренды. Напоминает еженедельную проповедь. Отличный момент поговорить с людьми о том, что важно.

Доведите информацию о результатах собрания до сведения всех сотрудников.

Происходящее после собраний даже важнее того, что было во время их проведения. Всё, что сказано, должно дойти до каждого в компании. 

После собрания проводите как можно больше встреч с рядовыми сотрудниками компании, чтобы сообщить им всю информацию. Начальники обсуждают с рабочими, как именно они могут повлиять на финансовые показатели компании.

Позаботьтесь о том, чтобы эти совещания обязательно проводились на всех уровнях в компании.

Требуйте, чтобы участники собрания все записывали.

Раздавайте сотрудникам специальные таблицы для ведения счёта, блокноты для ведения записей во время совещаний, чтобы они не только слышали цифры во время совещаний, но и записывали их.

Это очень важный этап процесса обучения персонала, его нужно включить с самого начала. 

Когда людей призывают записывать то, что они узнали, они учатся. А потом точнее передают информацию дальше. Повторяем термины, заполняем из раза в раз отчёты - и учимся делать это точно, автоматически.  Избавляемся от невежества на рабочих местах и учим людей понимать суть их же собственной работы.